Ilhas de conhecimento

O sucesso do seu time pode estar em risco

Trabalhar em equipe é uma coisa complexa que sempre exige que façamos um esforço para lidar de maneira produtiva e real com as mais diversas situações que vão surgindo.

Entre todas as diversidades que o desafio do time pode trazer, uma que pode estar mascarada é o que chamamos de ilhas de conhecimento.

Algumas situações podem te indicar se isso está acontecendo no seu time:

• Tem um problema que só fulana sabe como resolver.

• Tem uma situação que sempre que acontece, precisa parar beltrano para dar uma olhada.

• Ter aquela atividade que só ciclana consegue entregar.

• Surgir aquele problema que se fulano for resolver vai ser MUITO mais rápido, porque ele tem o contexto.

• Aparecer uma pergunta e a resposta costuma ser “Nossa, isso aí tem que perguntar para a beltrana”.

Se você está passando por essa situação com frequência no seu time, é provável que tenha ido parar na ilha de conhecimento.

O conceito da ilha de conhecimento é muito simples: uma só pessoa tem um determinado conhecimento isolado do time, normalmente porque ele está apenas na cabeça dela - aqui vale destacar que não estamos falando de conhecimentos sobre tecnologias disponíveis no mercado, uma determinada pessoa conhecer mais de Java não resulta em uma ilha, outras pessoas podem ter acesso a esse conhecimento (se procurarem claro).

As ilhas costumam acontecer com mais frequência quando se tratam de processos internos, sistemas e bases de código operadas pelo time e até problemas conhecidos por somente uma pessoa só.

“Mas qual é o problema de só uma pessoa saber como fazer algo?”

Quando você tem uma ilha no seu time (ou na sua empresa), você cria um desequilíbrio perigoso, pois cria o que chamamos de ponto único de falha.

Sim, o mesmo conceito de software, que designa que a falha de uma única parte pode acarretar na falha total do sistema. Vamos ver alguns cenários:

• Férias

• Doença

• Sobrecarga

• Mudança de emprego

• Desnivelamento

Em todas essas situações, seu time vai ter um problema para lidar com a situação caso o “todo poderoso” do conhecimento não esteja presente.

Além disso, existe um fator motivacional envolvido, pois quando a equipe começa a perceber que só uma determinada pessoa pode realizar tarefas específicas, o incomodo começa a aparecer. Se não bastasse isso tudo, existe ainda o fato de que a velocidade com que seu time entrega e engaja nas tarefas tende a diminuir, já que sempre existirá um elemento como gargalo.

“Nossa, como eu acabo com as ilhas de conhecimento no meu time?”

As ilhas são construídas quando a colaboração e a troca de informações começam ter menos prioridade. Isso pode acontecer tanto pelas características dos envolvidos (que podem ser menos comunicativos), quanto por outros fatores como alta carga de trabalho.

A ideia nesse momento não é procurar culpados, mas criar mecanismos que permitam sua equipe espalhar o conhecimento para todos que precisam dele. Vou compartilhar algumas coisas que funcionaram nos contextos que eu trabalhei:

Documentação

Quem não detesta ter que documentar as coisas, não é mesmo?

Por mais que, em muitos casos seja chato escrever documentação, ela é uma ferramenta essencial para que seu time consiga independência de determinados indivíduos. Tente se lembrar da última vez que precisou de uma informação da documentação na tecnologia que usa. Lembre-se: boas documentações são adoradas, fontes de conhecimento inigualáveis, documentações ruins são só desperdício de tempo.

Você não precisa gastar horas para documentar algo, ela precisa ser simples, clara e direta. Além disso, um fator essencial é a capacidade de busca. Se o lugar onde você coloca sua documentação não te permite localizar informações com velocidade e precisão… bom, ele não será de muita utilidade.

Fórum

Se você já teve que usar o Stackoverflow alguma vez na vida, sabe do que estou falando. A plataforma inclusive oferece uma opção para empresas já que esse é um formato muito eficiente. Perguntas e respostas, e colaboração fomentada de maneira prática para que todos tenham acesso. A grande vantagem dessa abordagem é por se tratar de um modelo mais livre e que exige menos tempo dos envolvidos.

Por outro lado. o problema dessa abordagem é a geração de conhecimento não estruturado, que pode “complicar” a procura de determinadas informações. Então se lembre de estar atento às informações relevantes e criar uma documentação adequada para elas.

Reuniões de troca de conhecimento

Em determinadas situações é muito mais fácil e rápido para deixar o time todo na mesma página. Isso é útil para alinhar práticas sobre projetos internos ou até mesmo realizar repasses de conhecimentos mais avançados sobre algumas tecnologias que o time tem de lidar. Isso será mais vantajoso em alguns casos do que um treinamento formal já que permite mais agilidade e um entrosamento maior entre o time.

Essas são só algumas abordagens para lidar com as ilhas de conhecimento que podem estar se formando no seu time ou na sua empresa. O importante é sempre estar atento, para que ninguém seja prejudicado com o fato do conhecimento não estar disponível, pois assim todos perdem.

Um grande abraço